Інструкція про проведення тендерів

Для підприємства, яке планує взяти участь у державній закупівлі, першим кроком є реєстрація на електронному майданчику з подальшим пошуком торгів. Коли відповідний тендер буде знайдений, необхідно вивчити правила участі в тендері, зібрати запитувану документацію та в зазначені терміни подати в електронному вигляді свою пропозицію через авторизований майданчик.

У період подачі заявок на тендер учасники можуть задавати замовнику уточнюючі питання, що стосуються змісту документації. Така опція доступна, якщо до закінчення публікації пропозицій залишилося не менше 10 днів. На відповідь замовнику відводиться 3 дні. В ході комунікації він може змінити деякі умови, прописані в документації, – в даній ситуації термін подачі заявок в автоматичному режимі продовжується на 7 або більше днів. Повідомлення про зміни в умовах тендеру приходять кожному учаснику торгів, тому у них є час ознайомитися з поправками. Далі учасники мають право або оновити пропозицію, або відкликати заявку.

Для проведення закупівлі має бути забезпечено мінімальну кількість учасників, які подали пропозицію: для допорогових торгів – мінімум 1 учасник, для надпорогових – мінімум 2 учасники. Якщо критерії не дотримані, закупівля відмінятися. Якщо в надпорогові торги подала пропозиції достатня кількість учасників, оголошується аукціон.

У момент оголошення аукціону електронна система розкриває ціни, пропоновані учасниками, й сортує їх по зменшенню. Торги проходять в три етапи – на кожному з них учасники в заздалегідь визначеному порядку знижують ціну своєї пропозиції. Новий етап стартує з останньої ціни попереднього.

В учасників немає строгих обмежень щодо зменшення ціни. Головне – дотримуватися базового правила: крок кожного зниження повинен перевищувати мінімальний крок аукціону, вказаний в умовах проведення торгів. На кожному етапі учасники можуть стежити, як проходить тендер – як змінюються цінові пропозиції та хто з конкурентів продовжує участь в торгах.

Після третього етапу ставок система робить всі пропозиції публічними для учасників. Розкриваються ціни, умови надання предмету закупівлі, а також документи, які підтверджують кваліфікацію потенційних виконавців. На основі цих даних замовник буде оцінювати пропозиції.

Головний критерій оцінки за правилами тендера – економічна вигода. Тому першою розглядається заявка з найменшою ціною. Після визначення вигідної пропозиції замовнику відводиться 5 днів для її вивчення. В деяких випадках цей строк може бути продовжений до 20 діб. Якщо документація першого кандидата відповідає умовам торгів, замовник має право оголосити його переможцем без розгляду інших заявок – на цьому процедура проведення тендеру вважається завершеною.

Якщо перше речення не задовольняє вимогам замовника, він продовжує оцінку заявок. На даному етапі аналізуються не тільки ціна та документація учасників, а й додаткові чинники:

Тендер триває або до визначення остаточного переможця, або до відхилення всіх заявок. У другому випадку торги вважаються скасованими.

Після визначення учасника, переможця тендера, на електронному майданчику публікується офіційне повідомлення про намір замовника укласти договір. Паралельно з цим система ProZorro інформує всіх учасників про результати торгів. Кожен з них має право звернутися до замовника для роз’яснення конкурентних переваг пропозиції переможця. Також учасники можуть подати скаргу до Уповноваженого комітету, якщо, на їхню думку, тендер пройшов з порушеннями чинного законодавства.